Outlook E-Mail-Alarme ausschalten – und für Ihre Chefin wieder an

Vollständiges Transkript zum Video „Outlook E-Mail-Alarme ausschalten – und für Ihre Chefin wieder an“:

Alarme für neue Outlook-E-Mails deaktivieren, damit Sie in Ruhe arbeiten können. Oder bei Bedarf für bestimmte Mails, zum Beispiel die von Ihrer Chefin, doch wieder die Benachrichtigung einschalten.

Herzlich Willkommen, mein Name ist Holger Woeltje, zeit-im-griff.de. Seit über 20 Jahren unterstütze ich Menschen dabei, produktiver mit Outlook zu arbeiten.

Wählen Sie in Outlook einfach im Menü Datei den Befehl Optionen ganz links am Rand, dann E-Mail und suchen so etwa in der Mitte hier die Überschrift Nachrichteneingang. Eventuell müssen Sie dafür ein bisschen runterscrollen. Und dann nehmen Sie hier gleich mal alle Haken raus. Beim Eintreffen neuer Nachrichten, da wollen wir keinen Sound wiedergeben, wir wollen auch nicht den Mauszeiger verändern, wir wollen kein Briefumschlag-Symbol und erst recht keine Desktop-Benachrichtigung. Das ist dieses große Rechteck, was da von rechts unten in den Bildschirm reinrauscht, um Ihnen immer jede noch so unwichtige E-Mail voll vor der Nase zu platzieren und Sie aus dem Gedankenfluss rauszureißen.

So, das alles unten mit OK bestätigen und schon haben Sie beim Arbeiten Ihre Ruhe vor neuen Mails, die kommen zuverlässig weiter an und bei Bedarf können Sie die dann, wenn Sie Zeit und Lust dazu haben, im Posteingang abarbeiten. Wichtig ist, die hupen jetzt nicht mehr und zeigen kein Alarmfenster an.

Aber was ist jetzt, wenn Ihre Chefin Sie ganz dringend braucht? Dann wählen Sie am besten einen anderen Kommunikationskanal, zum Beispiel einen Telefonanruf. Sollte das aber jetzt aus irgendeinem Grund nicht passen oder Ihre Chefin besteht partout darauf, dass Sie bestimmte Mails halt eben SOFORT als E-Mail lesen und angezeigt bekommen… Dann können Sie, wie vorhin angedroht, für bestimmte Mails eine Ausnahme definieren und dann halt nur für bestimmte Absender doch wieder irgendwas anzeigen.

Also suchen Sie einfach eine E-Mail der entsprechenden Absenderin (ich nehme hier mal Holly Wood), Rechts-Klicken die und wählen dann Regeln, Regel erstellen. Jetzt übernimmt Outlook gleich Absender und Betreff aus der rechts angeklickten E-Mail. Dann können Sie einfach im Dialogfeld Regel erstellen, was Sie jetzt vor der Nase haben, folgendes anklicken: von Holly Wood, also für alle E-Mails von dieser Absenderin, und dann darunter Sound wiedergeben. Oder gleich über die Schaltfläche unten rechts Erweiterte Optionen noch mehr Details einstellen.

Da sehen wir jetzt: „Nach Erhalt einer Nachricht, die von Holly Wood kommt". Das hatten wir eben schon angeklickt. Und dann haben Sie ganz viele andere Möglichkeiten zur Auswahl. Nur mal ein Beispiel: Nehmen wir an, Ihre Chefin schickt Ihnen jeden Tag so 20 Infomails und dann gibt es fünf wirklich eilige Mails, auf die Sie sofort reagieren sollen. Vielleicht können Sie dann ja absprechen, dass Ihre Chefin „eilt" in den Betreff schreibt, für die Nachrichten, die dann eilen.

Dann würden Sie hier einfach den zweiten Punkt abhaken mit XYZ im Betreff und sehen unten im Fenster schon: „Nach Erhalt einer Nachricht, die von Holly Wood kommt, mit …" (blau unterstrichen) „… was auch immer" da im Betreff. Klicken dieses blau unterstrichene an und können hier jetzt eingeben „eilt:". Wenn das dann irgendwo im Betreff steht, also „eilt:", dann würde gleich unsere Aktion ausgelöst, die wir eingeben.

Jetzt wollen wir es aber nicht zu kompliziert machen, lassen wir diesen Punkt mal weg. Das nur als Beispiel, damit Sie nochmal eine Unterscheidung treffen können, wenn eine Person Ihnen vielleicht bestimmte Nachrichten schickt, die bevorzugt behandelt werden sollen, aber nicht alle. Wir bleiben jetzt einfach mal hier nur bei „immer dann, wenn irgendwas von Holly Wood" kommt. Ich denke, das Konzept haben Sie hier verstanden. Und klicken hier unten mal auf Weiter.

Jetzt müssen wir auch noch sagen, was soll passieren, wenn eine Mail von Holly Wood ankommt und eventuell mit den ganzen anderen Dingen, die Sie da eben noch aus der ganzen Auswahlliste kombiniert haben. Da können wir zum Beispiel jetzt umleiten an (jemanden, der mir alle Arbeit abnimmt). Und wenn Sie das Privileg nicht haben, dann scrollen Sie zum Beispiel ganz nach unten und sagen Desktop Benachrichtigung. Dieses kleine blöde Fenster, das uns da am Rand immer wieder unterbricht. Sie wollten es ja so haben…. oder Sie klicken einen Sound wiedergeben an oder was auch immer.

Aber: Wenn Sie jetzt zufällig gerade sich nen Espresso holen gehen und in dem Moment Ihr Outlook hupt und blinkt und so weiter, dann verpassen Sie das doch wieder. Also E-Mails lieber im Block bearbeiten. Nur: in diesem Video soll es jetzt einfach um die Alarme gehen und darum, wie Sie die ausschalten oder auch wieder einschalten. Also Ihre Entscheidung, was immer Sie lieber mögen. Und auch mit so einer Sondereinschaltung für bestimmte Mails haben Sie dann zumindest für die meisten E-Mails doch wieder Ihre Ruhe.